Si fa presto a dire che per svolgere un compito sia necessario il miglior software in assoluto. Trovare tale prodotto non è però tanto facile, soprattutto in alcuni ambiti come quello della fatturazione elettronica. Ogni azienda è infatti un “caso particolare”, con esigenze specifiche e spesso originali. Cerchiamo quindi di capire quali siano le principali caratteristiche che il miglior software di fatturazione elettronica dovrebbe avere.
Più veloce, più pratico e automatico
Nei fatti è questo che qualsiasi azienda richiede ai migliori software di fatturazione elettronica, ossia la possibilità di approfittare realmente di tale innovazione, senza rendere la fatturazione più complicata o con passaggi eccessivamente lenti. Quindi un buon programma che gestisca la fatturazione deve permettere di emettere fatture con grande rapidità, ma anche di controllarne l’invio al sistema di interscambio, la consegna al cliente e i pagamenti. Alcuni prodotti oggi disponibili permettono anche di automatizzare alcune attività; ad esempio la compilazione delle fatture: consentono infatti di creare un data base dei clienti, che velocizza la fase di inserimento dati nelle fatture. Oppure l’invio di lettere di sollecito, o ancora la personalizzazione dei documenti, effettuata creando dei template da utilizzare poi con continuità nel corso del lavoro quotidiano.
In cloud
L’utilizzo del cloud è oggi per molte aziende imprescindibile. In realtà oggi sono solo cambiate alcune esigenze, mentre altre che richiedevano l’uso del cloud erano già attive in passato. Grazie ai software per la fatturazione elettronica in cloud non è necessario essere fisicamente presenti in azienda per poterli utilizzare. Il cloud è infatti un ambiente online, accessibile tramite qualsiasi dispositivo, anche tablet o smartphone. Per farlo è sufficiente avere a disposizione le credenziali, quali ad esempio nome utente e password. Alcuni software consentono anche di creare credenziali che permettono di accedere solo ad alcune attività, in modo da rendere autonomo il venditore, o il lavoratore in smart working. Costoro potranno emettere fatture, riceverle o verificare quelle emesse e ricevute, senza doversi presentare in ufficio. I documenti sono inoltre sempre disponibili nel cloud, quindi accessibili da qualsiasi luogo.
I costi
Anche sotto questo punto di vista per alcune azienda la questione si fa seria. Oggi la fatturazione elettronica è utilizzata dalle grandi aziende, ma anche dalle piccole e medie attività imprenditoriali. Anche chi aderisce ai regimi forfettari può decidere di passare al sistema elettronico. Alcuni non lo fanno perché temono un significativo aumento delle spese di gestione. In effetti il miglior software di fatturazione elettronica dovrebbe offrire anche un costo contenuto, in modo da poter essere utilizzato da qualsiasi realtà imprenditoriale. Fortunatamente esistono programmi che possono essere utilizzati a titolo gratuito, almeno in una versione base. In questo modo anche chi ha una piccola azienda, che emette un numero relativamente piccolo di fatture, può avvalersi di tali strumenti.
Chi ha fatture elettroniche solo in entrata
Sono poi ancora una realtà le aziende che non emettono fatture elettroniche, che si trovano però a riceverle. Per queste imprese è essenziale poter leggere e contabilizzare le fatture elettroniche ottenute, continuando comunque ad emetterne di tradizionali. Un buon programma in questi casi deve consentire di interfacciare le due modalità di emissione, approfittando di alcuni strumenti che rendono più veloce la classica fatturazione, ma anche che consentono di ricevere e consultare le fatture elettroniche con la massima facilità.
